Vengo stapte recent over op self-billing om de administratieve rompslomp bij het uitbetalen van chauffeurs op het platform te verlichten. Maar wat is dat nu juist en hoe neem je als zelfstandige dergelijke ‘facturen uitgereikt door afnemer’ op in je boekhouding? We leggen het even uit.
Wat is self-billing?
Tot voor kort schreef je als chauffeur op ons platform een factuur uit aan Vengo voor goederenleveringen. In het nieuwe systeem moet je zelf geen factuur meer opmaken maar doet Vengo dat in jouw naam. Bij afronding van elke zending krijg je deze toegestuurd.
Wat zijn de voordelen?
Je spaart tijd en administratief werk uit doordat je zelf geen factuur moet opmaken en bovendien gaat de door jou gekozen betaaltermijn in op het moment dat je de zending markeert als afgewerkt. Voorheen was dat op het moment dat we jouw factuur ontvingen en verwerkt hadden in ons systeem. Die administratieve last valt dus ook voor ons weg.
Hoe inboeken?
Heb je een boekhouder? Dan is die ongetwijfeld bekend met self-billing. Als je zelf je boekhouding verzorgt ga je best als volgt te werk. Op de factuur die we in jouw naam opmaken is ruimte voorzien voor jouw eigen factuurnummer. Je maakt dus best een eigen factuur met hetzelfde bedrag aan en vult jouw factuurnummer in op de factuur van Vengo, die je bijvoegt. Wij raden aan om uw BTW-controlekantoor op de hoogte te stellen van onze self-billingovereenkomst.
Hoe self-billing activeren in de app?
Als je in je profiel naar het luik voor chauffeurs gaat zie je de nieuwe knop betaalinformatie. Die opent onderstaand scherm waar je je IBAN-rekeningnummer kan ingeven en een betaaltermijn kan selecteren. Wil je binnen de 10 dagen na levering uitbetaald worden? Dan ga je akkoord met een toeslag van 5% van de overeengekomen transportkost. Standaard houdt Vengo 5% in voor administratiekosten. Kan je wachten tot de klant ons heeft betaald? (Dit varieert doorgaans tussen onmiddellijk bij het aanvaarden van een bod tot 60 kalenderdagen bij factuurbetaling), dan sta je geen extra vergoeding af.
